Informativa sulla privacy per l'employer branding e la selezione del personale di The Palace Company Europe
Data di pubblicazione: 03/07/2025
La presente informativa è stata redatta ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE n. 2016/679 (di seguito “GDPR”) per fornirle informazioni su come The Palace Company Europe S.r.l., con sede legale in Viale Regina Giovanna, n. 27/29, 20129, Milano (MI), (“TPC”) quale titolare del trattamento di dati personali, tratta informazioni a Lei riconducibili e da Lei fornite attraverso il sito carriera (“Sito Carriera”), per le attività attinenti all’employer branding e al processo di selezione del personale. Il trattamento dei dati personali da noi effettuato è improntato ai principi di trasparenza, liceità e correttezza, e mira a tutelare la sua riservatezza e, al contempo, garantirle l’esercizio dei diritti a Lei spettanti. In particolare, le forniamo informazioni in merito a come avviene il trattamento dei suoi dati personali se:
- Lei visita il Sito Carriera (“Visitatore”)
- Lei si connette tramite il Sito Carriera per creare un profilo e ricevere informazioni sulle nostre offerte di lavoro attuali o future (“Candidato Connesso”).
- Lei si candida per una posizione con noi tramite il Sito Carriera o un servizio di terze parti (“Aspirante Candidato”)
- Raccogliamo informazioni su di Lei da altre fonti pubbliche in quanto riteniamo che il suo profilo sia di interesse per le nostre offerte di lavoro attuali o future (“Candidato Acquisito”)
- Riceviamo informazioni su di Lei dai nostri dipendenti o partner, in quanto ritengono che il suo profilo sia di interesse per le nostre offerte di lavoro attuali o future (“Candidato Raccomandato”)
- Riceviamo informazioni su di Lei da un Candidato che La indica come sua referenza (quindi è una “Referenza”).
Quando si utilizza il termine “Candidato” nella presente informativa ci si riferisce a ciascuno dei Candidati Connessi, Candidati Acquisiti e Candidati Raccomandati, a meno che non sia indicato diversamente.
1. QUALI DATI PERSONALI RACCOGLIAMO
- Informazioni sul dispositivo. Durante la sua navigazione sul Sito Carriera raccogliamo informazioni sul suo dispositivo, quali ad esempio: l’indirizzo IP, il tipo e la versione del browser utilizzato, la fonte di traffico, la risoluzione dello schermo, la sua lingua preferita, il sistema operativo e le impostazioni del suo dispositivo, indipendentemente dal fatto che Lei sia un Visitatore, un Candidato o una Referenza. Questi dati vengono raccolti mediante l’utilizzo dei cookie. Per ulteriori informazioni, La invitiamo quindi a consultare la Cookie Policy, disponibile qui https://thepalacecompanyeuropesrl-1745005553.teamtailor.com/cookie-policy.
- Dati tecnici e statistici sull’utilizzo del Sito Carriera da parte sua. Durante la sua navigazione del Sito Carriera, raccogliamo dati tecnici e statistici sul suo utilizzo del sito, come informazioni relative agli URL che Lei visita e alle attività da Lei compiute sul sito, indipendentemente dal fatto che Lei sia un Visitatore, un Candidato o una Referenza. Tali dati vengono raccolti mediante l’utilizzo dei cookie. Per ulteriori informazioni, La invitiamo quindi a consultare la Cookie Policy, disponibile qui https://thepalacecompanyeuropesrl-1745005553.teamtailor.com/cookie-policy.
- Dati relativi alle comunicazioni. Raccogliamo e memorizziamo i dati relativi alle sue comunicazioni con noi, comprese le informazioni che Lei ci avrà fornito in tali comunicazioni, come contenuti di e-mail, registrazioni video, messaggi, risposte a sondaggi, ecc. per dare seguito ad eventuali Sue richieste e garantire la sicurezza del Sito Carriera, indipendentemente dal fatto che Lei sia un Visitatore, un Candidato o una Referenza. Queste informazioni possono includere dati particolari ai sensi dell’articolo 9 GDPR.
- Dati di contatto. Raccogliamo i suoi dati di contatto, come il suo nome, indirizzo e-mail, numero di telefono e indirizzo fisico, per contattarla per dare seguito ad eventuali Sue richieste o, nel caso in cui Lei sia stato indicato come Referenza da un Candidato, per chiederle informazioni sul medesimo.
Inoltre, se Lei è un Candidato:
- Dati sul suo profilo lavorativo, informazioni contenute nella sua candidatura e in fonti pubbliche o fornite dalle sue referenze. Trattiamo i dati derivanti da suoi eventuali colloqui e/o valutazioni e/o altre informazioni relative al processo di selezione da Lei svolto (come annotazioni sui colloqui, valutazioni e test effettuati, requisiti salariali), i dati contenuti nel suo CV, la sua lettera di presentazione, esempi di lavori, referenze, lettere di raccomandazione e informazioni sulla sua formazione al fine di valutare il suo profilo e la sua candidatura. Raccogliamo inoltre informazioni relative alla sua esperienza professionale da fonti pubbliche come LinkedIn o il sito web del suo attuale datore di lavoro al fine di vagliare la sua candidatura o contattarla per eventuali posizioni in linea con il suo profilo. Infine, raccogliamo i dati che riceviamo dai nostri dipendenti o partner che hanno fatto menzione di Lei o dalle persone che ha indicato come sue referenze.
2. DA DOVE RICEVIAMO I SUOI DATI PERSONALI
Raccogliamo i dati tecnici e statistici di cui sopra durante le sue visite al Sito Carriera tramite i cookie installati sul sito (https://thepalacecompanyeuropesrl-1745005553.teamtailor.com/cookie-policy). La maggior parte delle altre informazioni che elaboriamo, le riceviamo invece direttamente da Lei, ad esempio quando presenta una domanda per una posizione o si connette con noi. Può comunque sempre scegliere di non fornirci determinate informazioni, ma alcuni dati sono necessari affinché possiamo elaborare una sua eventuale domanda o fornirle informazioni che Lei ci richiede.
Se Lei è una Referenza:
Raccogliamo informazioni su di Lei, come i suoi dati di contatto, oltre che nelle modalità di cui sopra, anche dallo stesso Candidato che La ha indicata come referenza, al fine di contattarla.
Se Lei è un Candidato:
Raccogliamo i suoi dati personali, oltre che nelle modalità di cui sopra, anche da fonti pubbliche, come LinkedIn o il sito web del suo attuale datore di lavoro. Inoltre, possiamo ricevere informazioni su di Lei dai nostri dipendenti o partner (come fornitori di servizi di selezione) quando essi ritengono che il suo profilo sia di interesse per le nostre posizioni attuali o future. Inoltre, nel caso Lei ci fornisse referenze, possiamo raccogliere informazioni su di Lei da loro. Infine, informazioni sulla sua candidatura e/o profilo (come note da colloqui, valutazioni e risultati dei test effettuati) sono di solito create da noi, o da noi in cooperazione con Lei, durante il processo di selezione.
3. PER QUALI FINALITÀ E SU QUALI BASI LEGALI TRATTIAMO I SUOI DATI PERSONALI?
Trattiamo i suoi dati personali per il conseguimento di finalità precise e solo in presenza di una specifica base giuridica. Nel seguente elenco sono elencate le finalità per cui trattiamo i suoi dati personali e la base giuridica su cui si basa il trattamento.
1. Finalità del trattamento: Tutela del patrimonio aziendale di TPC e far valere i propri diritti in sede giudiziaria
Soggetto interessato: La persona o le persone coinvolte in un contenzioso o nella sua fare pregiudiziale/preliminare.
Categoria di Dati Personali: Tutte le categorie di dati personali elencate alla Sezione 1
Base giuridica: Legittimo interesse identificato nella tutela dei nostri diritti ex articolo 6 (1) (f) GDPR
Per i dati particolari (se presenti) per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria ex articolo 9 (2) (f) GDPR
2. Finalità del trattamento: Condividere i suoi dati personali con altri destinatari, ma esclusivamente per i motivi di cui alla Sezione 4 di seguito.
Soggetto interessato: Si veda Sezione 4.
Categoria di Dati Personali: Tutte le categorie di dati personali elencate alla Sezione 1
Base giuridica: Legittimo interesse identificato nello svolgimento del servizio e della tutela del patrimonio aziendale ex articolo 6 (1) (f) GDPR
3. Finalità del trattamento: Raccogliere informazioni sul suo utilizzo del Sito Carriera, utilizzando i cookie meglio qui descritti https://thepalacecompanyeuropesrl-1745005553.teamtailor.com/cookie-policy.
Soggetto interessato: Visitatori
Categoria di Dati Personali: Informazioni sul dispositivo
Base giuridica: Si veda Cookie Policy
4. Finalità del trattamento: Mantenere, sviluppare, testare e garantire in altro modo la sicurezza del Sito Carriera.
Soggetto interessato: Visitatori
Categoria di Dati Personali: Informazioni sul dispositivo, Dati tecnici e statistici
Base giuridica: Legittimo interesse identificato nella tutela del patrimonio aziendale ex articolo 6 (1) (f) GDPR
5. Finalità del trattamento: Analizzare l’utilizzo e le prestazioni del Sito Carriera e dei suoi contenuti per ottenere statistiche e migliorare le prestazioni operative dello stesso.
Soggetto interessato: Visitatori
Categoria di Dati Personali: Informazioni sul dispositivo, Dati tecnici e statistici
Base giuridica: Legittimo interesse identificato nella tutela del patrimonio aziendale ex articolo 6 (1) (f) GDPR
6. Finalità del trattamento: Fornire aggiornamenti sulle nostre offerte di lavoro.
Soggetto interessato: Candidati Connessi
Categoria di Dati Personali: Dati di contatto, Dati relativi alle comunicazioni.
Base giuridica: Legittimo interesse identificato nell’erogazione del servizio in base alla creazione del proprio profilo da parte del soggetto interessato tramite Connect ex articolo 6 (1) (f) GDPR
7. Finalità del trattamento: Verificare i profili e le candidature ricevute. Ciò include anche le comunicazioni con Lei in merito alla sua candidatura e al suo profilo.
Soggetto interessato: Candidati Connessi, Aspiranti Candidati
Categoria di Dati Personali: Tutte le categorie di dati personali elencate alla Sezione 1 possono essere utilizzate per questa finalità
Base giuridica: Esecuzione del contratto (rapporto derivante dalla selezione dei candidati) con Lei intercorrente ex articolo 6 (1) (b) GDPR
8. Finalità del trattamento: Raccogliere informazioni professionali di pubblico dominio o tramite persone terze che suggeriscono il suo profilo e comunicare con Lei in merito ad un suo possibile interesse circa una candidatura
Soggetto interessato: Candidati Acquisiti, Candidati Raccomandati
Categoria di Dati Personali: Tutte le categorie di dati personali elencate alla Sezione 1 possono essere utilizzate per questa finalità
Base giuridica: Legittimo interesse identificato nella volontà di selezionare candidati con competenze adeguate ex articolo 6 (1) (f) GDPR
9. Finalità del trattamento: Contattarla direttamente in merito a specifiche e future offerte di lavoro con noi
Soggetto interessato: Candidati
Categoria di Dati Personali: Tutte le categorie di dati personali elencate alla Sezione 1 possono essere utilizzate per questa finalità
Base giuridica: Legittimo interesse identificato nella volontà di selezionare candidati con competenze adeguate ex articolo 6 (1) (f) GDPR
10. Finalità del trattamento: Registrare colloqui con Lei.
Soggetto interessato: Candidati
Categoria di Dati Personali: Dati relativi alle comunicazioni.
Base giuridica: Consenso ex articolo 6 (1) (a) GDPR.
11. Finalità del trattamento: Contattarla per chiederle di partecipare a sondaggi.
Soggetto interessato: Candidati
Categoria di Dati Personali: Tutte le categorie di dati personali elencate alla Sezione 1 possono essere utilizzate per questa finalità
Base giuridica: Legittimo interesse identificato nella volontà di selezionare candidati con competenze adeguate ex articolo 6 (1) (f) GDPR
12. Finalità del trattamento: Contattarla per chiederle informazioni su un Candidato e valutare le informazioni fornite.
Soggetto interessato: Referenze
Categoria di Dati Personali: Dati di contatto, Dati relativi alle comunicazioni
Base giuridica: Legittimo interesse identificato nella volontà di selezionare candidati con competenze adeguate ex articolo 6 (1) (f) GDPR
4. PERCHÉ FORNIRE I DATI PERSONALI E COSA SUCCEDE IN CASO DI RIFIUTO
Laddove il trattamento sia necessario per il perseguimento di un nostro legittimo interesse, il conferimento è facoltativo e Lei potrà esercitare il suo diritto di opposizione al trattamento secondo quanto previsto dalla presente informativa privacy.
Inoltre, quando è necessario il suo consenso, Lei è libero di revocare il suo consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca. Il rifiuto di prestarlo non ha nessuna conseguenza sul nostro rapporto con Lei. Resta inteso che, qualora Lei revochi il consenso da Lei originariamente prestato affinché TPC possa valutare la sua candidatura, quest’ultima non potrà procedere in tal senso.
5. PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO I SUOI DATI PERSONALI E DOVE SONO CONSERVATI
Per quanto attiene ai tempi di conservazione dei suoi dati personali:
- Per le informazioni relative al suo dispositivo e ai dati tecnici e statistici sull’utilizzo del Sito Carriera da parte sua, La invitiamo a consultare la Cookie Policy, disponibile al link https://thepalacecompanyeuropesrl-1745005553.teamtailor.com/cookie-policy;
- Per la finalità sub 3.1: la conservazione sarà di 10 anni decorrente decorrenti dalla raccolta delle informazioni e, in caso di vertenze dinnanzi ad Autorità Giudiziarie, non saranno cancellate sino a quando i relativi procedimenti non passeranno in giudicato. Negli altri casi:
- Se Lei è un Candidato Connesso, conserviamo i suoi dati personali (Dati sulle comunicazioni; Dati di contatto; Dati sul suo profilo lavorativo, informazioni contenute nella sua candidatura e in fonti pubbliche o fornite dalle sue referenze) fino a quando Lei manterrà attivo il profilo da Lei creato sul Sito Carriera;
- Se Lei è un Aspirante Candidato, Candidato Acquisito, Candidato Raccomandato o Referenza, conserviamo i suoi dati personali (Dati sulle comunicazioni; Dati di contatto; Dati sul suo profilo lavorativo, informazioni contenute nella sua candidatura e in fonti pubbliche o fornite dalle sue referenze) per il tempo necessario a valutare il suo profilo e in ogni caso per un termine massimo di 2 anni decorrenti dalla ricezione delle sue informazioni.
Conserviamo i suoi dati personali su server ubicati all’interno dell’Unione Europea di nostra proprietà e/o nella nostra disponibilità e/o di proprietà di società terze incaricate e debitamente nominate quali Responsabili del trattamento dei Dati Personali. Laddove fosse necessario trasferire i suoi dati personali verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo, perché i nostri fornitori di servizi trattano i dati fuori dallo Spazio Economico Europeo o la loro società madre ha sede fuori dallo Spazio Economico Europeo, prima del trasferimento, verificheremo attentamente che questo sia effettuato in conformità con i limiti imposti dal GDPR. Pertanto, in assenza di una decisione di adeguatezza da parte della Commissione Europea, il trasferimento avverrà solo laddove sussistano idonee garanzie, ad esempio ove siano state adottate clausole contrattuali standard definite dalla Commissione Europea e, comunque, in conformità a quanto stabilito dal diritto vigente. Quando i suoi dati personali vengono trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo, implementiamo anche adeguate misure tecniche e organizzative per proteggere i dati personali in caso di divulgazione. Le misure che implementiamo dipendono da ciò che è tecnicamente fattibile e sufficientemente efficace per il particolare trasferimento. In ogni caso, ha il diritto di contattarci utilizzando i dati di contatto indicati di seguito, al fine di avere maggiori informazioni su tale trasferimento e ottenere copia delle misure di protezione adottate per proteggere i suoi dati personali.
6. CON QUALI MODALITÀ TRATTIAMO I SUOI DATI PERSONALI E DA CHI SONO TRATTATI
Il trattamento dei suoi dati personali avverrà sia con strumenti cartacei che elettronici e con l’adozione di misure per prevenire la perdita dei dati personali, usi illeciti e non corretti, ed accessi non autorizzati, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei dati personali.
I suoi dati personali verranno trattati da:
- addetti ufficio del personale, autorizzati al trattamento dei suoi dati personali, previa nostra lettera di incarico che imponga loro il dovere di riservatezza e sicurezza del trattamento dei dati personali; e
- soggetti nostri consulenti nei limiti necessari per svolgere il loro incarico professionale per conto della nostra società, previa sottoscrizione di opportuno accordo che imponga loro il dovere di riservatezza e sicurezza del trattamento dei dati personali.
7. A CHI COMUNICHIAMO I SUOI DATI PERSONALI
È prevista la sola comunicazione dei suoi dati personali a soggetti, che sono tenuti da obblighi di legge o di contratto quali:
- nostri fornitori di servizi che offrono servizi e funzionalità nel nostro processo di employer branding e di selezione del personale. Tra tali soggetti vi sono, ad esempio, i fornitori di servizi di selezione del personale e il fornitore del nostro Sito Carriera e del relativo sistema di tracciamento dei candidati;
- società del gruppo, quando le stesse forniscono servizi e funzionalità nel nostro processo di employer branding e di selezione del personale, come l’accesso a particolari sistemi e software;
- autorità giudiziaria e altri soggetti pubblici quando abbiamo l’obbligo giuridico di farlo;
- società terze, in caso di fusione, vendita di beni aziendali, finanziamento o acquisizione di tutta o parte della nostra attività da parte di un’altra società.
La comunicazione dei suoi dati personali è comunque limitata a quelli strettamente necessari ad effettuare gli adempimenti di competenza ed il trattamento avviene nel rispetto del principio di necessità ed indispensabilità.
8. A CHI PUÒ RIVOLGERSI PER ESERCITARE I SUOI DIRITTI
Lei potrà rivolgere le sue richieste scrivendo all’indirizzo e-mail privacybh@thepalacecompany.com
o inviando una lettera raccomandata all’indirizzo Viale Regina Giovanna, n. 27/29, 20129, Milano (MI), così come indicato dagli artt. 15 e seguenti del GDPR, e potrà esercitare specifici diritti, tra i quali in particolare:
- il diritto di accesso per conoscere: le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali in questione, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono destinati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali, quando è possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure , se non è possibile i criteri utilizzati per determinare tale periodo, qualora i dati personali non siano raccolti presso l’interessato, diritto di avere tutte le informazioni disponibili sulla loro origine,
- il diritto di rettifica e cancellazione dei dati personali;
- il diritto di limitazione al trattamento;
- il diritto di opposizione al trattamento;
- il diritto di revocare il consenso al trattamento;
- il diritto alla portabilità dei dati personali;
- il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali al/i seguente/i indirizzo/riferimenti: Piazza Venezia n. 11 00187 ROMA, Fax: (+39) 06.69677.3785, Centralino telefonico: (+39) 06.696771, E-mail: protocollo@gpdp.it.
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